Le groupe Axiome Associés, situé à Montpellier, propose une offre d’emploi pour un poste d’assistant(e) comptable et administrative.

1/ PRÉSENTATION DU POSTE

CDI, 28 h répartis sur 5 jours.

Mission principale :

L’activité principale de l’assistant(e) est de garantir le suivi des tâches administratives en appui de la secrétaire générale et d’assurer un rôle d’interface avec les différents intervenants (membres du groupe, prestataires, fournisseurs, etc..).
Par ailleurs, vous centraliserez l’information administrative et en assurerez le reporting auprès de la secrétaire générale.
Il s’agit d’un poste pluridisciplinaire où il convient d’avoir une constance et une rigueur dans la gestion des tâches quotidiennes.
Divers domaines « sensibles » dont la logistique dans le cadre d’évènements internes et/ou externes, sont à gérer ; ce qui nécessite une vigilance particulière.
Le poste nécessite une disponibilité horaire lors des événements.
La diplomatie, l’aspect « multitâches », l’autonomie, le contact direct avec les intervenants (membres du groupe, prestataires, fournisseurs, etc..) sont sans conteste, les attraits et les principaux enjeux du poste.

2/ DESCRIPTION DES MISSIONS

GESTION DE L’ACCUEIL

  • Accueil téléphonique et physique ;
  • Transmission des messages ;
  • Traitement du courrier entrant/sortant (tri, transmission, etc..) ;
  • Gestion d’une boite mail spécifique (consultation, traitement, transmission).

INTERFACE AVEC LES CABINETS & LE GROUPEMENT NATIONAL

  • Relation avec les membres des groupements : réponse aux demandes diverses, échanges d’informations avec les équipes, recensement d’informations, etc.. ;
  • Gestion des diverses réunions des groupements : récupération des informations, mise à jour des tableaux de bord, informations aux participants ;
  • Gestion des formations Web : gestion des inscriptions, suivi du planning, suivi des feuilles de présences, traitement des dossiers administratifs ;
  • Participation à l’accueil des nouveaux membres : information, gestion de la logistique, etc.

MOYENS GÉNÉRAUX

  • Organisation des réunions internes : informations aux participants, réservation de salles, préparation de la signalétique et de la communication ;
  • Gestion de la logistique des évènements internes : plateaux repas, achats divers (eau, café, gobelets…).

SECRÉTARIAT ET GESTION ADMINISTRATIVE

  • Contact, suivi et relance des cabinets pour la récupération d’informations ;
  • Saisie de documents, mise à la charte graphique de différents documents ;
  • Mise à jour du listing des membres du groupe (arrivées, départs) ;
  • Gestion de la documentation : assurer le rangement au sein du cloud, de l’espace collaboratif, archivage ;
  • Suivi administratif du comité d’entreprise : commande des chèques déjeuner, inscriptions des collaborateurs sur ReducBox, etc.. ;
  • Gestion des incompatibilités : récupération des fichiers des cabinets, compilation, interface avec la société d’informatique pour la mise en ligne ;
  • Gestion des documents juridiques du groupe : interface avec notre cabinet d’avocats, gestion de la signature électronique des documents, classement et archivage ;
  • Gestion des contrats d’assurances, mutuelles, prestataires, etc.

ACHATS

  • Gestion des fournitures (bureautiques, mobiliers, goodies, etc) ;
  • Relations fournisseurs (devis, suivi, commandes, résiliation, etc.) ;
  • Contrôle à la réception des commandes ;
  • Gestion des stocks (goodies, autres).

COMPTABILITÉ

  • Vérification et classement des factures fournisseurs ;
  • Gestion des règlements fournisseurs, saisie des factures au sein du logiciel comptable ;
  • Gestion du prélèvement des cotisations des cabinets membres ;
  • Refacturations mensuelles auprès des cabinets ;
  • Suivi de trésorerie ;
  • Tenue de la banque : suivi des rapprochements bancaires, encaissement des chèques, suivi des encours ;
  • Aide à la préparation du budget.

3/ EXIGENCES DU POSTE

Formation / Expérience

De formation supérieure bac+2 (comptabilité/secrétariat), vous disposez d’une expérience d’assistant(e).
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, ppt, Outlook).
Maitrise du logiciel ACD (apprécié).

Aptitudes

Rigueur & sens des priorités.
Sens de l’organisation & méthodique.
Réactivité & Disponibilité.
Sens du relationnel.
Esprit d’équipe.

Rémunération envisagée : 17K€, variation en fonction du profil et de l’expérience.

Si cette offre vous intéresse, vous pouvez postuler  en cliquant sur le lien : https://www.recrutor.pro/axiome-associes/emploi-span-title-assistant-e-administrative-et-comptable-assistant-e-administrative-span_187.html